Терминологичен речник на понятията в проектите по програма „Творческа Европа“

В контекста на програма „Творческа Европа“, понятието „action tasks“ (на български: конкретни задачи или дейности по изпълнението на проекта) обозначава конкретни, измерими действия, чрез които се реализират целите на проекта. Те са част от по-големите дейности (activities) и често се структурират в работни пакети (work packages). Всяка задача има определен график, отговорен партньор и очаквани резултати. Пример за това е организирането на фестивал, където отделните action tasks включват избор на място и дати, подбор на участници, техническо обезпечаване, комуникационна кампания, реализация на събитията и събиране на обратна връзка. Във формуляра за кандидатстване те трябва да бъдат ясно описани като част от изпълнението на проекта.

Пример:

Обща дейност: Организиране на фестивал за съвременно изкуство.

Action tasks:

Събиране на обратна връзка и отчетност.

Избор на място и дати за провеждане на фестивала;

Кураторски подбор на участници;

Договаряне на техническа поддръжка;

Изготвяне и разпространение на комуникационни материали;

Провеждане на събитията;

В контекста на програма „Творческа Европа“, понятието „свързано лице“ (англ. affiliated entity) обозначава организация, която има юридическа връзка с един от партньорите в проекта (бенефициента) и допринася за изпълнението на проекта. Такава връзка може да бъде, например, между майчина и дъщерна компания, или между общинска институция (напр. културен център) и съответната община. Свързаното лице може да изпълнява задачи по проекта и да получава финансиране за това, при същите условия като партньор, но с няколко важни разлики:

• Не подписва грантовото споразумение (Grant Agreement);
• Не носи директна отговорност пред Европейската комисия, а само пред съответния партньор (бенефициент);
• Трябва да има валиден PIC номер, за да бъде включено в проекта;
• В случай на необходимост от възстановяване на средства, отговорността е на партньора, който е свързан с лицето.

Така „свързаното лице“ действа като разширение на партньора, без да носи пряка административна и финансова тежест към Европейската комисия.

„Amendment“ означава официална и съществена промяна в проекта, която задължително трябва да бъде предварително одобрена от Европейската комисия. Такава промяна може да включва удължаване на проекта, смяна на партньор, сериозни корекции в бюджета или резултатите. Заявлението за Amendment се подава от координатора чрез Funding & Tenders Portal, като без одобрение всяка промяна крие риск от непризнати разходи или финансови санкции.

AGA (Annotated Grant Agreement) е концептуален и правно-инструктивен документ на Европейската комисия, който предоставя подробно тълкуване и обяснение на условията в стандартното грантово споразумение (Grant Agreement). Той структурира и пояснява правните термини, използвани в проектното финансиране по различни програми на ЕС, включително и „Творческа Европа“.

Как да ползвате и защо да ползвате AGA?

• Дава яснота как да се тълкуват конкретни клаузи от договора;
• Помага при подготвяне и управление на бюджета – описва кои разходи са допустими, как трябва да бъдат изчислени и документирани;
• Поддържа съответствие с правилата на ЕС, което е критично за избягване на грешки и санкции;
• Уточнява ролите и отговорностите на партньори, свързани лица, подизпълнители и др.

Можете да достъпите актуалната версия на AGA чрез официалния сайт на Европейската комисия или директно на следния линк: Annotated Grant Agreement (AGA) – Funding & Tenders Portal.

AWP (Annual Work Programme) за „Творческа Европа“ е годишна програма, подготвена от Европейската комисия, която определя рамките и условията за изпълнение на програмата през съответната година. Тя включва политическите приоритети, отговорността на програмата, отворените конкурси, бюджетите им и как ще се разпределят средствата. Годишната програма се одобрява през есента на предходната година.

(Вижте също: „Бенефициент“ и „Афилиирана структура“)

Свързан партньор е организация, която изпълнява важни задачи по проекта, но не получава финансиране от ЕС и не подписва грантовото споразумение. Тези партньори поемат всички свои разходи и могат да бъдат организации от държави, които не са част от програмата „Творческа Европа“. Те не са юридически обвързани с основните партньори, макар да могат да имат дългосрочно сътрудничество. Пример: след Брекзит, британска организация не може да получава финансиране от Творческа Европа, но остава свързан партньор в проекта.

Критерии за оценка

Когато Комисията оценява кандидатура за проект, тя се базира на редица критерии за оценка или критерии. Те могат да варират в зависимост от конкурса, но обикновено критериите за оценка са:

1. Европейска значимост
2. Качество на съдържанието и дейностите
3. Управление на проекта
4. Разпространение

Всеки критерий за оценка е свързан с определен брой точки, които кандидатурата може да получи. Разпределението на точките може да варира в зависимост от конкурса, но максималният брой точки винаги ще бъде 100. Формулярът за кандидатстване за финансиране по програмата Творческа Европа е разделен на секции, съответстващи на четирите критерия за оценка. За по-подробни описания на критериите за оценка, вижте: „Значимост“, „Качество на съдържанието и дейностите“, „Управление на проекта“ и „Разпространение“!

Има изключения, при които организации без юридическо лице могат да получат финансиране по програма „Творческа Европа“. Пример за това са сдружения, важно е обаче те да имат необходимия организационен капацитет и структурна основа, за да бъдат признати като бенефициенти, трябва да имат стабилна структура и могат да изпълняват проектни дейности и да управляват финансирането по правилата на конкурса.

В съвместни проекти по „Творческа Европа“, терминът „бенефициент“ се използва за всички партньори в проекта. Всеки бенефициент получава уникален номер (например BEN 01, BEN 02 и т.н.) в формуляра за кандидатстване и бюджета. Бенефициентите са основните участници в проекта, отговорни за изпълнението на проектните дейности и управлението на бюджета.

Категория на бюджета
(Вижте: „Подробна таблица на бюджета“)

При кандидатстване за финансиране от ЕС, трябва да използвате шаблона за бюджет, който идва с конкурса. Този шаблон указва очакваните разходи, базирани на различни категории. Шаблонът за бюджета може да варира в зависимост от конкурса, така че бъдете внимателни да използвате правилния шаблон.

Най-често срещаните категории на бюджета са:

Разходи за индиректни разходи („индиректни разходи“). Тези разходи не се посочват директно от вас – вместо това, формулярът за бюджета ги изчислява, като добавя 7% върху останалите разходи (вижте „Фиксирана ставка“ и „Индиректни разходи“).

Разходи за персонал, т.е. заплати на служители и хонорари

„Подизпълнение“, т.е. задачи, които се аутсорсват на външни страни

Придобивания (наричани „разходи за покупки“), т.е. оборудване, пътувания, храна и настаняване, стоки и услуги като графичен дизайн и печат, наем на озвучителна техника и т.н.

Други категории разходи, включително подкрепа за трети страни (вижте „Финансова подкрепа за трети страни“)

Описание на конкретна схема за финансиране. Всяка схема има свързан документ за кандидатстване (“call document”).

На пръв поглед описанията на схемите на ЕС могат да изглеждат много сложни и технически, но щом веднъж се научите да се ориентирате в тях, описанието на схемата ще се превърне във ваш най-добър приятел в процеса на кандидатстване.

Описание на схемата съдържа всички изисквания и условия, които са валидни за кандидатстването по нея. Затова е добра идея да се запознаете с описанието още в самото начало и да го използвате като справочник през цялото време.

Съвет: Описанието на схемата винаги започва с представяне на правната основа и стратегическите цели на програма “Творческа Европа”. И макар че е полезно да знаете какво цели да постигне Комисията с програмата, спокойно можете да преминете направо към частта за конкретната схема и да оставите останалото за по-късно.

Друго название за „Финансова подкрепа за трети страни“.

В някои схеми за финансиране (например схемата за съвместни проекти) получателите на средства могат да изберат да предоставят финансиране на други организации или лица (наречени „трети страни“) като част от дейностите по проекта.

Това може да се осъществи например чрез предоставяне на субсидии или чрез връчване на награди.

Друг начин, по който Комисията използва механизма на „каскадно финансиране“, е чрез покани за кандидатстване, при които една организация или консорциум кандидатства, за да разработи и управлява програма за подкрепа от името на Комисията. В тези случаи целият бюджет по дадена покана за кандидатстване се отпуска на един кандидат. Това донякъде наподобява обществена поръчка, която кандидатът може да спечели.

Пример за това е програмата за мобилност Culture Moves Europe. Тук Гьоте институтът е избран да разработи и управлява схемите за финансиране от името на Комисията.

Пример:

Проектът „New Aesthetic Practises in Urban Communities“ обявява открита покана, чрез която културни центрове могат да кандидатстват за субсидии за организиране на концерти с артисти от експерименталната музикална сцена.

Органът на ЕС, който отговаря за оценката на финансовия капацитет и правната валидност на кандидатите.

Процентът от общия бюджет на проекта, който се покрива от ЕС. Той варира в зависимост от схемата за финансиране и е посочен в описанието на съответната схема. Останалите разходи трябва да бъдат осигурени от вас самите – например чрез подкрепа от други конкурси програми или чрез собствено финансиране на част от разходите. ЕС не изисква одобрение за участието на други конкурси във финансирането на проекта.

Забележка: Когато попълвате бюджетния шаблон, трябва да въведете целия бюджет на проекта – включително частта, която финансирате сами. Шаблонът автоматично ще изчисли размера на подкрепата от ЕС въз основа на “ставката на съфинансиране” на съответната схема.

Кръгът от партньори в един проект.

Кръгът от партньори в един проект включва основните партньори (бенефициенти), които отговарят за изпълнението на дейностите и управлението на бюджета, свързани партньори, които участват, но не получават финансиране от ЕС и не подписват грантовото споразумение, подкрепящи партньори, които предоставят допълнителни услуги или подкрепа, и партньори от трети страни, които идват от държави извън програмата „Творческа Европа“ и изпълняват допълнителни задачи.

Споразумение за сътрудничество между партньорите.

В много случаи това не е задължително изискване, но силно се препоръчва да изготвите писмено споразумение за сътрудничество, което очертава разпределението на ролите между партньорите, както и най-важното – механизма за разпределение на средствата между тях.

(Вижте също: „Допустими държави“)

Някои схеми за финансиране (например съвместни проекти) могат да бъдат кандидатствани само от консорциум или група от партньори. В такива случаи често се поставят изисквания към състава на партньорската група – например партньорите да са от различни страни, участващи в програма „Творческа Европа“.

Може също така да има изисквания кандидатстващите организации да съществуват от определен период от време или да са активни в конкретна културна област.

Точните изисквания са посочени в описанието на съответната схема.

Пример: Програма „Европейско сътрудничество“ 2025 г.

Тук можеше да се кандидатства в три категории с различни изисквания за състава на партньорската група:

• Малък мащаб: минимум 3 организации от различни страни по програма „Творческа Европа“;
• Среден мащаб: минимум 5 организации от различни страни по програма „Творческа Европа“;
• Голям мащаб: минимум 10 организации от различни страни по програма „Творческа Европа“.

Водещата организация по проекта трябваше също да е юридически учредена от поне 2 години към крайния срок за кандидатстване, като това изискване не важеше за останалите партньори.

Терминът „координатор“ в контекста на програма „Творческа Европа“ обикновено се съкращава като COO (от английски Chief Operating Officer). Координаторът е основният партньор в проекта, който е отговорен за общото управление, координация и изпълнение на проектните дейности. Той играе централна роля в комуникацията с Европейската комисия, следи напредъка по проекта, управлява бюджета и осигурява, че всички партньори спазват условията на грантовото споразумение

Водещият партньор носи административната отговорност пред Европейската комисия. Това означава, че той подава проектното предложение и получава отпуснатото финансиране. Съответно, водещият партньор отговаря за разпределението на средствата към останалите партньори в проекта.

Всяка програма за финансиране има свои собствени правила относно това, какви разходи могат да бъдат покрити. Те са описани в описанието на съответната програма под раздела „правила за допустимост на разходите“ („cost eligibility rules“).Например, някои програми позволяват средствата да се използват за предоставяне на финансова подкрепа на трети страни (вж. „Финансова подкрепа за трети страни“ – „Financial Support to Third Parties“), докато други не го позволяват.

(Виж също „Финансиране чрез еднократна сума“)

Ако кандидатствате за програма, която използва система на „еднократна сума“ (lump sum), трябва да попълните отделна „Подробна бюджетна таблица“, в която посочвате разходите по проекта в единици. Това означава, че трябва да разпределите разходите на брой единици и да посочите цена на единица. В таблицата се събират различните разходи в дадена бюджетна категория и те се разпределят върху действителния брой единици. Тази система позволява по-голяма гъвкавост при разпределянето на средства и отчетността им по проекта.

Пример:
В проекта „Нови естетически практики в градски общности“ хонорарите на певицата и поета се включват в бюджетната категория „хонорари“ (fees). Певицата получава 350 EUR, а поетът 200 EUR, което води до обща сума от 550 EUR. За изчисляване на единичната цена, общата сума се разделя на броя на единиците, т.е. 550 EUR / 2 = 275 EUR. В бюджета се вписват 2 единици по 275 EUR всяка.ЕС предлага инструмент за изчисляване на единични цени за пътувания, който може да се използва по желание, за да се улесни процесът на сравняване на цени, например за самолетни билети.

(Виж също: „Творческа Европа – MEDIA подпрограма“ и „Творческа Европа – Междусекторна подпрограма“)

Програма „Творческа Европа“ е разделена на три подпрограми (или „стълба“):

• Подпрограма „Култура“
• Подпрограма MEDIA
• Междусекторна подпрограма

Подпрограмата „Култура“ е изключително обхваща всички сфери на изкуството и културата, с изключение на аудиовизуалните сектори (напр. филм и телевизия, компютърни игри и XR технологии).

Това означава, че проекти, които са в областта на визуални те изкуства, фотографията, танца, театъра, музиката, културното наследство, архитектурата, дизайна, цирка, фестивалите, художествените занаяти, модата или литературата, могат да получат финансиране по подпрограмата „Култура“.

Подпрограмата е структурирана така, че включва общи, междусекторни конкурси (включително най-голямата и най-важна схема – „Сътруднически проекти“), както и схеми и инициативи, насочени към конкретни културни сектори (напр. Music Moves Europe или подкрепа за Европейска художествена литература).

Всички държави, участващи в програма „Творческа Европа“, имат офис с екип, който консултира и подпомага кандидатите при подготовката на техните проектни предложения.

Офисите на „Творческа Европа“ (Creative Europe Desks) са националните контактни точки по програмата. В България офисът е организиран така, че консултантите по подпрограмата „Култура“ („Culture strand“) се намират в НФК, докато консултантите по подпрограмата MEDIA („MEDIA strand“) работят в НФЦ.

Офисите на подпрограмите „Култура“ и MEDIA организират редица съвместни събития и заедно отговарят за консултирането по междусекторната подпрограма („Cross sectoral strand“).

Освен че предлагат консултации и насоки за кандидатстване, офисите на „Творческа Европа“ имат за задача да комуникират и популяризират програмата пред културния сектор и други заинтересовани страни.

Виж също: „Творческа Европа – Подпрограма Култура“ и „Творческа Европа – Междусекторна подпрограма“)

Програма „Творческа Европа“ е разделена на три подпрограми (или „стълба“):

• Подпрограма „Култура“
• Подпрограма MEDIA
• Междусекторна подпрограма

Подпрограмата MEDIA обхваща аудиовизуалния културен сектор, т.е. например филм и телевизия, компютърни игри и XR технологии.

(Виж също: „Творческа Европа – Подпрограма Култура“ и „Творческа Европа – Подпрограма MEDIA“)

Програма „Творческа Европа“ е разделена на три подпрограми (или „стълба“):

• Подпрограма „Култура“
• Подпрограма MEDIA
• Междусекторна подпрограма

Междусекторната подпрограма обхваща схеми за финансиране, които са специално насочени към насърчаване на сътрудничеството между аудиовизуалния сектор и останалите културни и творчески отрасли (например програмата Creative Innovation Lab).

Освен това, тази подпрограма включва и конкурси, насочени към сектора на новинарските медии (напр. схеми за журналистически партньорства и за медийна грамотност – Media Literacy).

ЕС е идентифицирал някои проблеми, към които всички проекти по програма „Творческа Европа“ без изключение трябва да се отнасят. Те се наричат „cross-cutting issues“ или „cross-cutting priorities“. Ние ги превеждаме като „хоризонтални приоритети“.Хоризонталните приоритети са:Зеленият преход и борбата с климатичните промени.Включване, разнообразие и равенство между половете.

D

Терминът обозначава документацията, която трябва да подадете, когато отчитате проекта си. Когато отчитате проекта си, трябва да докажете, че сте изпълнили дейностите, които сте обещали в заявлението.Как ще докажете изпълнението на дейностите, описвате сами в заявлението. Доказателствата, или както могат да се нарекат – „deliverables“ (резултати), могат да бъдат почти всичко: документи, снимки, видеа, имейли, уебсайтове, скрийншотове и други.“Deliverables“ могат да бъдат планирани умно: например използвайте споразумението за сътрудничество, което изготвяте с партньорите, за да документирате работата си като ръководител на проекта. Комисията препоръчва да не включвате повече от 15 „deliverables“ за проекта.„Deliverables“ са свързани с така наречените работни пакети или „work packages“, по които е структурирано заявлението. Всеки работен пакет има свои „deliverables“, които доказват, че именно задачите и дейностите на този работен пакет са изпълнени.Пример:
В проекта се организира международна конференция. Като доказателство, че конференцията се е състояла, се предоставят програмата на конференцията и снимки.

Амортизация на стойности в проекта, например техническо оборудване като закупени таблети и др., така че отчетената стойност да съответства на реалната стойност. Амортизацията трябва да се извършва съгласно международните счетоводни стандарти (известни още като IAS). В бюджетната таблица ще намерите раздел, който изчислява амортизацията на стойността.

(Вижте: „Бюджетна категория“, „Разходи за единица“)Специфичната бюджетна матрица, която трябва да попълните, когато кандидатствате в програма, която използва системата „Lump sum“ (еднократна сума), например „Проекти за сътрудничество“ или „Европейска художествена литература“.Имате достъп до бюджетната схема заедно с другите шаблони на PART B в FTOP, когато създавате заявление.Бюджетната схема е доста сложна, особено на пръв поглед. За щастие, първият раздел на схемата съдържа подробни инструкции. Прочетете го внимателно и следвайте посочения ред, това ще ви помогне много.

Генералните дирекции в Европейската комисия носят отговорност за разработването и прилагането на политиките, законите и програмите за подкрепа на ЕС. Програмата „Творческа Европа – Култура“ се намира под ръководството на Генералната дирекция за образование и култура (DG EAC)

Истинска дума на ЕС, която се отнася до разпространението и на даден проект и неговите резултати.„Разпространението“ е един от типичните критерии за оценка в програмата „Творческа Европа“ и във формуляра за кандидатстване трябва да опишете своята „стратегия за разпространение“ в отделен раздел.Освен че обхваща комуникацията на проекта в по-традиционен смисъл – например как възнамерявате да използвате социалните медии, уебсайт, бюлетина, печатните материали и т.н., за да популяризирате проекта, и как работите с целевите си аудитории – терминът обхваща и начина, по който ще гарантирате, че проектът ще има живот след края на проектния период.Това може да бъде нещо като споделяне на резултатите и предоставянето им на други организации, надграждане на резултатите в бъдещ проект или изграждане на общност от участници, която да продължи да съществува и след приключването на проекта.По подобен начин разпространението е свързано с това каква промяна ще направи проектът за целевата група в краткосрочен и дългосрочен план и с това да се покаже, че проектът е подкрепен от ЕС.

Става дума за пример, при която даден проект получава финансиране от няколко различни програми или конкурси на ЕС едновременно. В проектите по програма „Творческа Европа“ не е позволено да се получава финансиране от повече от един конкурс на ЕС едновременно.

EAC (или DG EAC – Генерална дирекция „Образование и култура“) е генералната дирекция на Европейската комисия, която разработва и прилага политиката на ЕС в областта на културата и медиите, спорта, образованието и младежта. Творческа Европа – Култура е част от ЕАС.Генералната дирекция е в правомощията на комисаря по въпросите на иновациите, научните изследвания, културата, образованието, обучението и младежта. Да не се бърка с ЕАСЕА, която е органът на Комисията, управляващ програмата „Творческа Европа“.

Изпълнителната агенция към Европейската комисия, която управлява програма „Творческа Европа“ и нейните конкурси за финансиране. С други думи, EACEA разработва описанията на програмата и критериите за оценка, разглежда заявленията и решава кои проекти ще бъдат финансирани.Да не се бърка с ЕАСЕА, която е отделът, разработващ политиката в области като културата.

Всеки грант има изисквания за допустимост. Точните изисквания можете да намерите в описанието на гранта.Най-общо казано, кандидатите трябва да съществуват в юридически смисъл (т.е. да имат регистрационен номер на дружество или номер на SE) и да идват от страна от Творческа Европа.Страните от „Творческа Европа“ са всички страни от ЕС (включително отвъдморските страни и територии като Гренландия), както и редица други страни, които са се присъединили към програмата. Сред тях са Норвегия, Украйна, Лихтенщайн и други.

След като кандидатурата ви бъде оценена, ще получите писмена оценка – писмо за резултатите от оценката. Това важи независимо от това дали проектът е бил одобрен или отхвърлен.В писмото се посочва колко точки са присъдени на различните раздели на заявлението. Писмото съдържа и писмена оценка на разделите. Така че получавате много подробна оценка на проекта си, която може да има стойност на злато. Ако сте били отхвърлени, ще можете да видите къде точно проектът не е бил достатъчно силен. Това означава, че имате възможност да подобрите проекта си – и да кандидатствате отново в следващия кръг за кандидатстване. Имате право да кандидатствате няколко пъти с един и същ проект.

В еднаква степен, при равни условия.

Комисията проверява всички кандидати, за да установи дали са изключени от получаването на средства от ЕС.Могат да съществуват различни причини, поради които даден кандидат няма право да получи финансиране от ЕС. Например, ако организацията е обявена в несъстоятелност или преди това не е изпълнявала споразумения с ЕС, или ако висши членове на организацията са виновни за груби нарушения, корупция или присвояване.

Проверка, извършвана от Европейската комисия (по-конкретно от органа на ЕС „Централна служба за валидиране“), за да се гарантира, че кандидатите са достатъчно финансово стабилни и устойчиви, за да изпълняват проект по програма „Творческа Европа“. Проверките се извършват като част от процеса на подготовка на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и по този начин се осъществяват след подаването на заявлението.Първоначално се проверяват само ръководителите на проекти. Публичните органи и международните организации не подлежат на проверка.Като кандидат трябва да представите редица документи, които доказват финансовия капацитет на вашата организация. Това може да включва отчет за приходите и разходите, счетоводен баланс и одиторски сертификат или самодекларация.

Известен също като „Cascade Funding“.В някои грантове бенефициентите могат да изберат да разпределят средства на други организации или лица (наричани „трети страни“) като част от дейностите по проекта.Това може да стане например чрез безвъзмездни средства и награди. Пример:Проектът „Нови естетически практики в градските общности“ обявява отворена покана, чрез която културните центрове могат да кандидатстват за безвъзмездни средства за провеждане на концерти с участието на артисти от експерименталния, музикално-растящ слой.

FTOP е онлайн порталът, в който се качват заявленията за програма „Творческа Европа“ (и за всички други програми на ЕС). Тук се намират и всички конкурси, така че можете да намерите описанията на конкурси и други важни документи. Когато трябва да създадете PIC номер, това също става в FTOP. Вижте също „PIC номер“.

Отнася се до сумата, която Комисията заделя за непреките разходи по проекта (наричани още „непреки разходи“) в бюджета на проекта за грантове по системата на”lump sum”. Сумата е 7% от разходите по проекта, добавени към бюджета.Разпределянето на средства на трети страни не води до фиксирана ставка („финансова подкрепа за трети страни“).

Как се управлява проектът от ръководителя на проекта в сътрудничество с другите партньори, включително как се вземат решенията в проекта. Добре е структурата на управление на проекта да бъде описана в споразумението за сътрудничество, което партньорите трябва да изготвят в началото на проекта.

Договорът, който водещата организация сключва с Комисията за изпълнение на проекта, след като е била избрана и са били направени необходимите корекции и проверки по време на етапа на подготовка на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.Договорът определя изискванията и условията, които се прилагат към проекта. Това се отнася например за размера на безвъзмездните средства и размера на изплащане, началните и крайните дати, договорените резултати и др.Като отправна точка, проектът не може да , преди да е сключен „Договор за безвъзмездна помощ“.

(Виж също: „Фиксирана ставка“)Разходи, които са само косвено свързани с проекта, като например осветление, отопление, застраховка, наем и др. Често се наричат също „режийни“. Комисията запазва 7% от разходите в бюджета за непреки разходи

In-kind contributions (Виж също: „Фиксирана ставка“)Разходи, които са само косвено свързани с проекта, като например осветление, отопление, застраховка, наем и др. Често се наричат също „режийни“. Комисията запазва 7% от разходите в бюджета за непреки разходи

Проектният координатор (водещ партньор) е отговорен за административното управление на проекта пред Европейската комисия. Той подава кандидатурата, получава финансирането и го разпределя между партньорите. Освен това, той отговаря за отчетността и комуникацията с Комисията.

Юридическо лице – това е организация, която има право да сключва юридически обвързващи договори. Всяка организация с регистрационен номер (например CVR) е юридическо лице.

С изключение на мобилността за физически лица по програмата Culture Moves Europe, финансиране по „Творческа Европа“ могат да кандидатстват само юридически лица.

Всички кандидатстващи организации трябва да назначат LEAR (упълномощен представител на организацията). LEAR-ът отговаря за определянето на служители с официални роли, като юридически и финансов отговорник, както и за актуализиране на ключовите данни на организацията в Портала (FTOP), включително юридическите документи.

За назначаването на LEAR се изискват документи: писмо за назначение, декларация за съгласие, валиден документ за самоличност и доказателство, че законният представител има право да представлява организацията.

Формуляр на ЕС, който кандидатите трябва да попълнят, за да докажат своето юридическо съществуване.

Кандидатстващите организации трябва да имат „законен представител“ – служител, който има право да действа юридически от името на организацията. Този представител отговаря за назначаването на LEAR или може самият да бъде LEAR.

Терминът описва механизма, при който получателите на финансиране трябва да върнат част от отпуснатите средства след завършване на проекта. Например, ако някоя от планираните проектни дейности не е изпълнена.

Правилата определят колко пари всеки партньор може да бъде задължен да върне

Лицето или лицата в организацията, които имат право да подписват договори от името на организацията.

Част от финансирането по „Творческа Европа“ е под формата на „lump sum grants“ (единни суми) – например за сътруднически проекти или програмата за Европейска художествена литература.

Това означава, че проектният бюджет е базиран на оценка и е разделен на работни пакети (work packages), като всеки пакет получава определена сума. След като се получи финансирането, средствата са привързани към тези пакети (например X евро за изпълнение на Work Package 1 и т.н.).

Вместо да се отчита финансово, отчетът е на база „deliverables“ (доставки), които доказват, че активностите са извършени и средствата са използвани за тях.

След като бюджетът на lump sum grant е одобрен, няма последваща финансова проверка, като не се изисква представяне на разходни документи (квитанции, фактури, отчети).

Има ръководства и добри практики на Европейската комисия за lump sum системата, които може да се ползват и за „Творческа Европа“.

Проверка, която удостоверява, че кандидатът съществува като юридическо лице (напр. има регистрационен номер) и определя вида на организацията – например сдружение с нестопанска цел, МСП, образователна институция, НПО или публичен орган.

За това кандидатът трябва да качи документи в портала FTOP, като регистрационно удостоверение и формуляр за идентификация на юридическо лице, както и допълнителни документи според типа организация.

„Legal entity validation“ е част от фазата на договаряне (GAP) и се извършва от „Central Validation Service“.

“Milestones” или “етапни постижения” обозначават важни моменти, които настъпват в определени моменти от изпълнението на проекта. Те могат да се използват като инструмент за проследяване дали проектът се развива според плана.

Посочването на етапни постижения в кандидатурата е по желание. Европейската комисия препоръчва да се използват етапни постижения само в големи и сложни проекти, така че в повечето случаи те не са необходими.

Шаблонът на договора (“Grant Agreement”) е договорът, който бенефициентите подписват с Европейската комисия. AGA (“Анотиран модел на грантов договор”) е ръководство, което разяснява термините в MGA и помага на бенефициентите да разберат условията на договора.

Физическо лице (юр.) е вид субект на правото, чрез който правният ред признава на всяка човешка личност правото за участие в правния живот и защитава характерните за нея имуществени права. С изключение на програмата за обмен Culture Moves Europe, физически лица не могат да кандидатстват за финансиране по програма „Творческа Европа“. Едноличните търговци (“sole traders”) обаче могат да получават финансиране.

Анализ на потребностите. Когато кандидатствате за финансиране на проект по програма „Творческа Европа“, в заявлението трябва да изложите анализа на потребностите, на който се основава проектът. Тоест – коя нужда или кой проблем проектът цели да реши? И в допълнение: какви са целите на проекта и как ще измерите тяхното постигане?

Терминът обозначава целите на дадена програма или проект. Конкретните цели на дадена програма са посочени в нейното описание. Например, програмата за сътруднически проекти имаше следните цели за 2022 г.:

1. Да укрепи създаването и разпространението на европейски произведения и артисти отвъд националните граници.
2. Да засили капацитета на културния и творческия сектор за развитие на таланти, както и за създаване на иновации, работни места и икономически растеж.

Когато подавате своята кандидатура, трябва да посочите към коя от двете цели е насочен проектът ви.

Контрол, който Европейската комисия извършва, за да се увери, че кандидатите са квалифицирани да управляват проекта, т.е. притежават необходимите компетенции, квалификации, ресурси, както и необходимия икономически и финансов капацитет за реализиране на дейностите.

Кандидатите доказват своя оперативен капацитет, като например: показват, че разполагат с подходящи служители за изпълнение на задачите; представят най-важните проекти, които организацията е реализирала през последните 4 години (не е задължително те да са финансирани от ЕС).

Освен това кандидатите обикновено трябва да предоставят банкови извлечения или одиторски отчети.

Публичните органи и международните организации са освободени от този контрол.

Първа част на кандидатурата по програма „Творческа Европа“. Кандидатурата се състои от 3 части — Част A, B и C.

Част A е онлайн формуляр за кандидатстване, който съдържа административната информация за проекта. Включва:

• Основни данни за проекта – като име, продължителност и кратко резюме („abstract“) на проекта;
• Данни за партньорите, включително държава и лице за контакт;
• Бюджет/заявено финансиране.

До Част A, B и C получавате достъп чрез портала FTOP (Funding & Tenders Opportunities Portal), когато създадете кандидатура. За да създадете кандидатура, трябва да намерите конкретната покана в FTOP и да натиснете „Start Submission“ (Започнете кандидатстване).

Важно: Уверете се, че сте избрали правилната покана — например при сътруднически проекти трябва да изберете между малък, среден или голям мащаб. Ако подадете кандидатура по грешна покана, това не може да бъде коригирано по-късно и ще трябва да започнете нова кандидатура.

В Част A трябва да отбележите дали проектът допринася за стратегическите приоритети на Европейската комисия. Тези приоритети не са същите като приоритетите на конкретната покана, например ако кандидатствате за сътруднически проект. Приоритетите на поканата се избират в Част C.

Втора част на кандидатурата по програма „Творческа Европа“. Кандидатурата се състои от 3 части — Част A, B и C.

Част B е “описателната” част на кандидатурата, т.е. тук се разгъва съдържанието на проекта и се представя бюджетът — това е частта, върху която ще прекарате най-много време при изготвяне на кандидатурата. Част B се нарича също така „Техническо описание“ (Technical Description).

Тя се състои от поредица от шаблони във формат Word и Excel, които трябва да се изтеглят, попълнят и качат обратно в портала FTOP. Конкретните шаблони могат да варират в зависимост от поканата.

Препоръчително е да изтеглите шаблоните още в ранния етап на подготовката, тъй като текстовите полета и въпросите в тях ще ви водят при структурирането на кандидатурата.

Трета част на кандидатурата по програма „Творческа Европа“. Кандидатурата се състои от 3 части — Част A, B и C.

Част C, също като Част A, е онлайн формуляр за кандидатстване. Тя съдържа административна информация за проекта.

Тук трябва да изберете целта (“objective”) и приоритетите на проекта.

Например, ако кандидатствате за сътруднически проект, трябва да изберете 1–2 конкретни приоритета от списък с 6 възможности, към които вашият проект се отнася. Тази информация се използва от Европейската комисия, за да подбере подходящи експерти, които да оценят кандидатурата ви.

Важно: Тези приоритети не трябва да се бъркат със стратегическите приоритети на Европейската комисия, които се отбелязват в Част A — те се използват само за статистически цели.

Основното лице за контакт от всяка една от различните организации в партньорския консорциум на проекта.

Изключение прави координаторската организация, където основното лице за контакт се нарича „Основен координатор за контакт (Primary Coordinator Contact – PCoCo)” и носи по-голяма отговорност пред Европейската комисия.

(Виж също: „Prefinance“, „Interim payments“ и „Recovery“)

Финансирането на проект по програма „Творческа Европа“ се извършва на вноски:

предварително плащане (prefinance), евентуални междинни плащания (interim payments) и накрая окончателно плащане (balance или final payment).

Окончателното плащане се изчислява след приключване на проекта, когато е представен финалният отчет. При безвъзмездни средства с фиксирана сума (lump sum grants), финансирането е обвързано с работните пакети (work packages).

Комисията преценява дали всички работни пакети са изпълнени задоволително и изчислява каква част от средствата предстои да бъде изплатена.

Обратно — ако даден работен пакет не е изпълнен съгласно поетите ангажименти (например ако е трябвало да се организира конференция, която никога не се е състояла), Комисията може да откаже изплащане на остатъка от средствата, а в някои случаи дори да изиска възстановяване на вече предоставено финансиране (recovery).

Всички плащания и евентуални възстановявания се управляват от координатора (coordinator), който носи отговорност за разпределението или възстановяването на средствата между партньорите в консорциума.

Всички кандидатстващи организации трябва да имат PIC-номер.

Това е 9-цифрен номер, който Европейската комисия използва за идентификация на организации, институции или предприятия, кандидатстващи за финансиране от ЕС.

Това изискване важи независимо дали организацията е координатор (водещ партньор) или партньор по проекта.

Кандидатурата ще бъде свързана с PIC-номера на вашата организация.

(Виж също Award Criteria)

Когато Европейската комисия оценява една кандидатура, това става на базата на точкова система.

Един проект може да получи до 100 точки общо и трябва да премине определен праг (например 70 точки), за да бъде допустим за финансиране. Колкото повече точки събере проектът, толкова по-добре.

Точките се разпределят според критериите за оценяване (Award Criteria) — всяко критерий носи определен брой точки. Точният начин на разпределение варира според всяка конкретна покана и е посочен в описанието на съответната програма.

Пример: Разпределение на точки за сътруднически проекти през 2022 г.:

• Минимален праг: 70 точки
• Максимален брой точки: 100 точки

Разпределение по критерии:

1. Релевантност: минимум 15 точки, максимум 30 точки
2. Качество на съдържанието и дейностите: минимум 15 точки, максимум 30 точки
3. Управление на проекта: минимум 10 точки, максимум 20 точки
4. Комуникация и разпространение: минимум 10 точки, максимум 20 точки

Важно: Проектът не е автоматично одобрен, дори ако премине минималния праг.

Ако броят на проектите, които покриват минималните изисквания, надвишава наличния бюджет, финансиране ще получат тези проекти, които са събрали най-много точки.

По този начин реалният праг за финансиране може да бъде значително по-висок от официалния минимален праг.

Онлайн порталът, който се използва за управление на договора („Grant Agreement“).

Например, това е мястото, където се подписва договорът.

(Виж също: „Payment of the balance“ и „Interim payments“)

Финансирането на проект по програма „Творческа Европа“ се извършва на вноски.

Първото плащане обикновено се извършва преди началото на проекта, след подписването на договора (Grant Agreement).

Размерът на предварителното финансиране е определен от условията на конкретната покана и е посочен в договора.

Координаторът (coordinator) е организацията, която получава всички плащания по проекта.

В специални случаи Европейската комисия може да изиска от вас да предоставите гаранция, преди да бъде извършено предварителното плащане („pre-financing“) по проекта.

Най-често това се изисква под формата на банкова гаранция от финансово учреждение, базирано в ЕС.

Основният контакт на проекта, т.е. лицето в координаторската организация, което носи административната отговорност за проекта — или с други думи: генералният ръководител на проекта.

PCoCo (Primary Coordinator Contact) е лицето, което поддържа връзка с Европейската комисия.

В Част A на кандидатурата трябва да отговорите дали проектът се вписва в стратегическите приоритети на Европейската комисия.

Това може да бъде объркващо, особено ако кандидатствате за сътруднически проект, който има и свои специфични приоритети (тези трябва да бъдат избрани в Част C на кандидатурата).

Приоритетите в Част A и Част C не са еднакви, въпреки че тематично може да има припокриване.

Затова е важно да знаете каква е разликата:

• Част C — тук трябва да изберете 1–2 приоритета, специфични за поканата за сътруднически проекти. Тази информация се използва, за да бъдат подбрани експерт-оценители с подходяща експертиза за оценяване на кандидатурата ви.

• Част A — въпросът за стратегическите приоритети на Европейската комисия служи за статистически цели. Т.е. Комисията събира данни, за да проследи как проектите по „Творческа Европа“ подкрепят политическите цели на ЕС.

Всички, които работят с Европейския съюз, знаят, че Съюзът има особен афинитет към съкращенията (акронимите). Проектите по програма „Творческа Европа“ не правят изключение – всеки проект трябва да има акроним.

Европейската комисия използва акронима за целите на своите системи за каталогизиране.

Акронимът се избира от консорциума на партньорите по проекта.

Пример: Проектът „New Aesthetic Practices in Urban Communities“ получава акронима „NAPUC“.

Управление на проекта („project management“) е един от стандартните критерии за оценка, и в кандидатурата трябва да бъде разгледан в отделен раздел.

Под „управление на проекта“ се разбира как проектът е организиран така, че да се гарантира напредъкът, добрата комуникация между партньорите и разумното и ефективно използване на предоставените средства.

Това включва, наред с другото: как се управлява консорциумът, как се вземат решенията, с какви професионални компетенции разполага проектният екип.

Също така обхваща и аспекти като: осигуряване на качеството, с цел дейностите да бъдат изпълнявани навреме и по икономически ефективен начин, анализ на рисковете.

Ако проектът ви бъде избран за финансиране, преминавате към етапа „Подготовка на грантовото споразумение“ („Grant Agreement Preparation“), в който се изготвя договорът („Grant Agreement“).

На този етап ще ви бъде назначено лице за контакт от Европейската комисия — т.нар. „Project Officer“ (офицер по проекта).

Вашият „Project Officer“ поема ролята на основен съветник вместо бюрото на „Творческа Европа“ от момента, в който ви бъде официално предоставено финансиране за проекта.

Обозначава разходи по проекта, които са свързани с покупка на стоки и оборудване или с плащане за услуги, необходими за изпълнението на проекта — но които сами по себе си не представляват съществена част от съдържанието на проекта.

Примери могат да бъдат: отпечатване на брошура; наем на озвучителна техника за концерт; закупуване на материали за изложба.

Един от стандартните критерии за оценка. В кандидатурата трябва да обосновете качеството на съдържанието и дейностите на проекта в отделен раздел.

Под качество на съдържанието и дейностите се разбира как конкретното съдържание на проекта е проектирано и разработено така, че да допринася за постигането на заложените цели.

Това включва, наред с другото: как проектът ще бъде от полза за целевата група и как тази полза ще бъде постигната на практика; какъв е подходът и методологията зад проекта — и защо точно този подход е подходящ; как е структуриран консорциумът; какво ще допринесат отделните партньори.

Обозначава ситуация, при която трябва да бъдат възстановени част от средствата, които бенефициентите са получили.

Това може да се случи, например, ако някоя от договорените дейности по проекта не е била изпълнена.

Размерът на евентуалното възстановяване се изчислява при приключването на проекта

(виж също: „Payment of the balance“).

В случай на възстановяване на средства, координаторът носи отговорност за събирането на съответните суми от партньорите и за възстановяването им на Европейската комисия.

Пример:

В проекта „New Aesthetic Practices in Urban Communities“, в Работен пакет 3 (Work Package 3) е предвидено провеждането на конференция.

Конференцията обаче не се състои, затова проектът трябва да върне средствата, които са били предвидени за нея в рамките на Работен пакет 3.

Един от стандартните критерии за оценка. В кандидатурата трябва да обосновете релевантността на проекта в отделен раздел.

В проектите по „Творческа Европа“ релевантност се разбира като европейска релевантност, тоест: как проектът е значим в европейски контекст. Това може да бъде например, ако проектът се стреми да реши проблеми, които са общи за културния сектор в различни европейски страни.

В този раздел ще бъдете попитани също как проектът работи с хоризонталните приоритети („cross-cutting issues“) и ще трябва да опишете анализа на потребностите („needs analysis“), върху който е изграден проектът.

(Виж също: „Points“)

Ако проектът ви получи достатъчно точки, за да бъде допустим за финансиране, но недостатъчно, за да му бъде отпусната подкрепа (тъй като всички средства вече са разпределени между проекти с по-висок резултат), той може да бъде включен в резервния списък.

В случай че даден проект, който е получил финансиране, впоследствие се оттегли, проект от резервния списък може да получи това финансиране вместо него.

„Единствен бенефициент“ („sole beneficiary“) се отнася до ситуация, в която няколко организации се обединяват, за да създадат нова организация – например сдружение, мрежа или платформа, чийто членове са организации (а не физически лица). Новата организация може да бъде създадена именно с цел изпълнение на проект по програма „Творческа Европа“.

В този случай финансирането не се отпуска на консорциум от партньори, а на новата организация, създадена от тези партньори.

Едноличен търговец. Едноличните търговци могат да получават финансиране по програма „Творческа Европа“.

(Виж също: „Subcontractors vs suppliers of goods, works and services“)

Обозначава задачи или услуги по проекта, които се възлагат на външна трета страна, която не е част от партньорския консорциум. За да бъде разходът признат като разход за подизпълнение („subcontracting cost“), той трябва да покрива съществена дейност по проекта (т.нар. „action task“).

Препоръчително е разходите за подизпълнение да бъдат сведени до минимум, тъй като партньорите в проект по програма „Творческа Европа“ по подразбиране следва да разполагат с нужните компетенции и ресурси за изпълнение на дейностите.

Ако желаете да избегнете възлагането на задача на външна фирма, но все пак имате нужда от външна експертиза, можете да обмислите да включите съответната организация като партньор в проекта.

Ако все пак решите да възложите дадена дейност, ще трябва да обосновете избора на изпълнител, например чрез най-ниска цена или най-добро съотношение между качество и цена.

Ако разходите за подизпълнение надвишават 30% от бюджета на проекта, това трябва изрично да се аргументира в кандидатурата.

Пример:

Една от дейностите в проекта е изготвяне на доклад, базиран на анализ на условията за развитие на млади музиканти в три големи града. Вместо анализът да бъде извършен от партньор в проекта, се наема изследователски институт. Така анализът е възложен на външна трета страна — подизпълнител.

(Виж също: „Subcontracting costs“)

Обозначение за фирма или организация, която е наета да изпълни съществена част от проекта.

(Виж също: „Subcontracting costs“ и „Purchase costs“)

Лесно е да се объркате дали дадена услуга или задача, възложена извън партньорския консорциум, представлява „разход за подизпълнение“ (subcontracting cost) или просто „разход за закупуване“ (purchase cost) — и дали доставчикът следва да се счита за подизпълнител или само за външен изпълнител на стоки/услуги. Например: дали е „subcontracting“, ако наемете графично студио да изготви визуалната идентичност на проекта, или това е просто външна услуга?

Важно е да се познава разликата, тъй като разходите за подизпълнение по правило не трябва да надвишават 30% от бюджета на проекта.

Ключовият въпрос е дали задачата представлява съществена част от проекта (т.е. изнесена част от неговото съдържание), или става дума “само” за стока, услуга или дейност, необходима за осъществяване на тази съществена част.

Пример:

В проекта New Aesthetic Practices in Urban Communities трябва да се организира концерт. За целта се наема озвучителна техника и звукооператор. Това се счита за разход за закупуване (purchase cost) — услуги, необходими за осъществяване на дейност по проекта.

Ако вместо това проектът беше наел събитийна агенция, която да планира, промотира и осъществи концерта, тогава това би се считало за разход за подизпълнение (subcontracting cost).

(Виж също: „Work Package“)

Обозначава дейностите и задачите, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на проекта.

В кандидатурата ще бъдете помолени да опишете подробно задачите, като ги свържете с работния пакет (work package), към който принадлежат. Трябва да опишете самата задача, да посочите кой я изпълнява и каква роля има в проекта (партньор, координатор, свързано лице – „affiliated entity“, или асоцииран партньор – „associated partner“).

Пример:

В Работен пакет 4 на проекта New Aesthetic Practices in Urban Communities, който е посветен на комуникация, трябва да бъде създадено видео. С тази задача се заема един от партньорите – Партньор X, който ще заснеме, монтира и продуцира видеото.

В кандидатурата координаторът го описва така:

• Task No: T4.1 (4 обозначава WP4, 1 — че това е първата описана задача в този пакет)

• Task Name: Video production

• Description: Създаване на видео за онлайн популяризиране на проекта. Видеото ще бъде написано, заснето, монтирано и продуцирано от Партньор X и разпространено чрез социалните мрежи, бюлетини и уебсайтове на партньорите.

• Participants. Name: Partner X. Role: BEN02

Друго наименование за Част B от кандидатурата – т.е. описанието на проекта, в което се разглеждат в дълбочина въпросите „какво“, „защо“ и „как“.

Обърнете внимание, че за тази част трябва да използвате официалния формуляр на ЕС, който е във формат Word. Формулярът се изтегля от FTOP – платформата, където се създава кандидатурата.

Обозначава ситуация, при която външна страна — т.е. организация, която не е партньор по проекта — допринася към проекта, като предоставя ресурси безвъзмездно.

Проектът може да получава такъв тип принос, но няма право да го вписва като разход в бюджета.

Пример:

В проекта New Aesthetic Practices in Urban Communities трябва да се проведе концерт. Общината, която не е партньор по проекта, предоставя безплатно зала в културен дом за събитието.

(Виж също: „Фиксирани суми“ („Lump sums“), „Задачи“ („Tasks“) и „Доставяеми резултати“ („Deliverables“))

В кандидатурата ще бъдете помолени да структурирате проекта си в различни работни пакети или „work packages“. Това са тематични групирания, при които задачи, свързани с определени фази или аспекти на проекта, се обединяват под едно общо заглавие. Работните пакети често се съкращават като WP.

Функцията на работните пакети е да ви помогнат да структурирате проекта си и да покажете на Европейската комисия какви дейности и задачи ще бъдат изпълнени. В работните пакети трябва да уточните:

• какви задачи ще се изпълняват,
• какви доказателства („deliverables“) ще използвате, за да докажете изпълнението на дейностите.

В някои покани (напр. сътруднически проекти) самите вие определяте броя и вида на работните пакети. В други покани (напр. за европейска художествена литература) работните пакети и съответните „deliverables“ са предварително дефинирани.

Комисията препоръчва проектът да има не повече от 3–5 работни пакета общо.

Работните пакети са обвързани с финансирането — проектът получава средства за изпълнението на всеки отделен работен пакет. Това означава, че всеки работен пакет има собствен подбюджет в шаблона за бюджет.

Пример:

Проектът New Aesthetic Practices in Urban Communities е структуриран в 4 работни пакета:

• WP 4: Communication and dissemination — обединява всички комуникационни дейности по проекта: създаване на онлайн канали, производство на печатни материали, видеопродукция, разработване на комуникационни формати и методи за популяризиране на резултатите.

• WP 1: Project management, administration & coordination — обхваща цялата административна част на проекта, включително сътрудничеството между партньорите, планиране на партньорски срещи, отчетност, осигуряване на качеството и др.

• WP 2: Artistic development and output — свързан е с художествената продукция на проекта и включва разработване на артистични методи, организиране на концерти и изложби.

• WP 3: Knowledge sharing and capacity building — включва дейности, свързани с обмен на знания, като конференции, симпозиуми, разработване на онлайн наръчници, провеждане на работилници и др.